Inleiding

In haar vergadering van 7 maart 2019 heeft de kerkenraad de privacy verklaring voor de Hervormde Gemeente van Renswoude vastgesteld in aansluiting op de nieuwe Europese wet rond de privacy. Deze privacy verklaring zal beschikbaar worden gesteld op de website voor alle gemeenteleden.

Samenvatting

Wat betekent de nieuwe privacy verklaring van de Hervormde Gemeente (HG) van Renswoude voor u / jou als gemeentelid? Wat is er veranderd?
De gemeente en de ambtsdragers zijn altijd al zorgvuldig met de persoonsgegevens omgegaan. Alle ambtsdragers beloven geheimhouding bij hun bevestiging. Ook werden of worden er geen gegevens over gemeenteleden gedeeld met derden. Maar de komst van de nieuwe Europese wetgeving m.b.t. persoonsgegevens en privacy (de GDPR of AVG) was een goede reden om alle bestaande afspraken nog eens opnieuw tegen het licht te houden en te heroverwegen en/of aan te scherpen. En al die afspraken zijn nu ook vastgelegd in een document: de privacy verklaring van de HG Renswoude. De volledige privacy verklaring kunt op de website vinden of bij de scriba of de ledenadministrateur opvragen.
In een notendop en samengevat komt het hier op neer: Uw persoonsgegevens worden alleen voor pastorale doeleinden gebruikt (kerkenraad en diaconie), en voor de actie kerkbalans en de solidariteitskas (kerkrentmeesters). Verder wordt een lijstje met geboortedata en adressen gedeeld voor het verjaardagsfonds.
Vermeldingen in het kerkblad qua mutaties (verhuizing, nieuw-ingekomenen, vertrokken, over- en uitschrijvingen) worden alleen gedaan na, en in overleg met betrokkene. Vermeldingen en afkondigingen rond geboorte, ziekte en jubilea (of andere persoonlijke situaties) worden alleen gedaan na, en in overleg met betrokkene; daarbij wordt ook afgesproken wat de inhoud van de vermelding of voorbede-afkondiging zal zijn.
Volgens de AVG hebt u als gemeentelid ook bepaalde rechten rond uw persoonsgegevens (inzagerecht, wijzigingsrecht, overdracht, enz.).
De kerkenraad heeft besloten om als eerste aanspreekpunt voor zaken rond privacy en de verwerking en hantering van de persoonsgegevens de scriba aan te wijzen. Mocht u dus vragen, opmerkingen of klachten hebben m.b.t. (uw) privacy binnen de gemeente dan kunt u zich tot hem wenden. Ook voor het doorgeven van afkondigingen, voorbeden, kerkbladvermeldingen, enz. kunt u contact opnemen met hem.

De privacy verklaring is hier te downloaden.

Statistieken en profilering
Wij houden statistieken bij over het gebruik van onze website. Met deze statistieken verbeteren wij onze website om zo bijvoorbeeld alleen nog relevante informatie te laten zien. Wij kunnen uw persoonsgegevens met elkaar combineren om meer over u te weten te komen. Uiteraard zullen wij uw privacy hierin te allen tijde respecteren. Wilt u dit niet, dan kunt dit altijd aan ons melden.

Contactformulier
Met het contactformulier kunt u ons vragen stellen of aanvragen doen. Hiervoor gebruiken wij uw e-mailadres en/of NAW-gegevens. Dit doen wij enkel en alleen op basis van uw toestemming. Wij bewaren deze informatie totdat wij zeker weten dat u tevreden bent met onze reactie met een maximum van zes maanden nadat deze door u ingevuld en ingestuurd is. Zo kunnen wij bij eventuele vervolgvragen de relevante informatie er makkelijk bij pakken. Ook kunnen wij het niveau van onze klantenservice op deze manier verhogen en onze dienstverlening zo nog beter te maken.

Verstrekking aan andere bedrijven of instellingen
Met uitzondering van de hierboven genoemde partijen, geven wij uw persoonsgegevens onder geen voorwaarde aan andere bedrijven of instellingen, behalve wanneer wij dat wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld wanneer de politie dat eist bij het vermoeden van een misdrijf). In de website zijn verschillende social media buttons opgenomen waarmee de aanbieders/beheerders van deze platforms uw persoonsgegevens verzamelen.

Cookies
Onze website gebruikt cookies. Cookies zijn kleine bestanden waar wij informatie in kunnen opslaan zodat u niet steeds dezelfde gegevens hoeft in te vullen. Maar we kunnen er ook mee zien wanneer u onze website opnieuw bezoekt. Wanneer u onze website voor het eerst bezoekt, tonen wij een melding met uitleg over de cookies. Hierbij zullen wij u om uw akkoord vragen voor het gebruik van deze cookies. U kunt via uw browser het plaatsen van cookies uitschakelen, maar sommige onderdelen van onze website zullen dan helaas niet meer volledig functioneren of optimaal weergegeven worden. Met andere bedrijven die cookies plaatsen hebben wij afspraken gemaakt over het gebruik van de cookies. Toch hebben wij geen volledige controle op wat zij zelf met de cookies doen. Lees dus ook hun privacyverklaringen.

Google Analytics
Wij gebruiken Google Analytics om bij te houden hoe bezoekers de website gebruiken. Hiervoor hebben wij een verwerkersovereenkomst met Google gesloten. Daarin staan strikte afspraken over wat zij mogen bijhouden. Wij hebben Google niet toegestaan de verkregen Analytics informatie te gebruiken voor andere Googlediensten. Wij laten Google de IP-adressen anonimiseren.

Beveiliging
Beveiliging van persoonsgegevens is voor ons van groot belang. Om uw privacy te beschermen, nemen wij de volgende maatregelen:

• Toegang tot persoonsgegevens wordt afgeschermd met een gebruikersnaam en wachtwoord.
• Toegang tot persoonsgegevens wordt afgeschermd met een gebruikersnaam en een login token.
• De gegevens worden na ontvangst opgeslagen in een apart, afgeschermd systeem.
• Wij nemen fysieke maatregelen zoals sloten en kluizen voor toegangsbescherming van de systemen waarin persoonsgegevens opslagen zijn. Wij maken gebruik van beveiligde verbindingen (Secure Sockets Layer of SSL) waarmee alle informatie tussen u en onze website wordt afgeschermd wanneer u uw persoonsgegevens invoert.

Wijzigingen in deze privacyverklaring
Wanneer onze website wijzigt, moeten wij vanzelfsprekend ook de privacyverklaring aanpassen. Let dus altijd op de datum hierboven en kijk regelmatig of er nieuwe versies beschikbaar zijn. Wij zullen ons best doen wijzigingen ook apart aan te kondigen.

Inzage, wijzigen en verwijderen van uw gegevens
Als u vragen hebt, of wilt weten welke persoonsgegevens wij van u hebben, kunt u altijd contact met ons opnemen. Zie de contactgegevens hieronder.

U hebt de volgende rechten:

• Uitleg krijgen over welke persoonsgegevens wij hebben en wat wij daarmee doen.
• Inzage in de precieze persoonsgegevens die wij tot onze beschikking hebben.
• Het laten corrigeren van fouten.
• Het laten verwijderen van verouderde persoonsgegevens.
• Intrekken van toestemming tot het vastleggen van persoonsgegevens.
• Bezwaar maken tegen een bepaald gebruik.

Let op dat u altijd duidelijk aangeeft wie u bent, zodat wij zeker weten dat wij geen gegevens van de verkeerde persoon aanpassen of verwijderen.

Klacht indienen
Wanneer u vindt dat wij u niet op de juiste manier helpen, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder; Autoriteit Persoonsgegevens.

Contactgegevens
Hervormde Gemeente van Renswoude
Kerkstraat 3
3927 BR Renswoude